Manfaat Manajemen

June  24th, 2011

              Manfaat Manajemen adalah proses yang memastikan bahwa proyek Anda memberikan apa yang Anda inginkan. Dilakukan secara efektif, membantu memastikan bahwa deliverable proyek Anda memberikan nilai bagi bisnis, dan pengembalian atas investasi yang tepat.

Dalam proses manajemen manfaat, Anda menjawab pertanyaan seperti ini:
• Mengapa kita melakukan ini?
• Apa tujuan proyek ini bisnis akan membantu untuk bertemu?
• Apakah kita mendefinisikan semua manfaat kita harapkan?
• Apakah kita dibenarkan waktu dan biaya proyek?
• Bagaimana kita mengukur manfaat?
• Apakah proyek tersebut masih berlaku?
• Apakah manfaat masih relevan?

            Menginvestasikan waktu Anda dalam manajemen manfaat membantu Anda mengurangi keseluruhan risiko proyek. Ini memaksa Anda untuk melihat isu-isu organisasi yang mungkin menyakiti sukses proyek, dan kemudian berurusan dengan isu-isu dalam rencana proyek. Setelah semua Anda mulai dengan mengetahui apa yang Anda inginkan hasil akhir terlihat seperti, Anda mungkin akan meningkatkan kemampuan Anda untuk memperkirakan dan menghindari rintangan banyak potensi.

Proses Manajemen Manfaat

            Manfaat adalah hasil yang diinginkan dari sebuah proyek yang diciptakan untuk memenuhi kebutuhan operasional tertentu. Sebagai contoh, sebuah proyek yang dirancang untuk mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memproses pesanan memiliki manfaat seperti layanan pelanggan yang meningkat, penjualan meningkat, dan frustrasi dikurangi untuk staf penjualan yang harus berurusan dengan keluhan pelanggan.
Inti dari manajemen manfaat adalah untuk memastikan bahwa proyek Anda menyediakan manfaat yang jelas - sebagai lawan hanya memastikan proyek selesai dalam waktu tertentu dan keterbatasan sumber daya. Jadi, sementara keberhasilan manajemen proyek adalah untuk memberikan tepat waktu dan anggaran, keberhasilan manajemen mengambil manfaat satu langkah lebih lanjut - untuk memastikan bahwa inisiatif memberikan hasil yang diharapkan.

Berikut adalah fase utama manajemen manfaat:

Fase Satu: Tentukan dan mengembangkan manfaat

Selama inisiasi proyek:

·         Bicara dengan semua pemangku kepentingan untuk mengetahui mana manfaat dan hasil masing-masing berharap - dan mengapa.

·         Membuat pernyataan manfaat.
            * Daftar manfaat akhir yang Anda inginkan, dan pastikan Anda telah  

   dibedakanantara "kaya harus" dan terjangkau "bagus-untuk-kaya".
            * Mengidentifikasi bagaimana manfaat yang selaras dengan strategi

   perusahaan, dan   kebutuhan bisnis.

·         Putuskan apa yang harus terjadi sehubungan dengan proyek untuk memaksimalkan keuntungan.
            * Mengidentifikasi perubahan, atau proyek lainnya, dibutuhkan untuk

mendukung dan mencapai hasil proyek utama, dan pastikan bahwa ini adalah dalam rencana.

Misalnya, apakah pekerja membutuhkan pelatihan tambahan? Apakah Anda perlu kampanye iklan baru untuk memberitahu pasar tentang fitur baru Anda? Atau apakah Anda harus merekrut orang tambahan, atau membeli peralatan baru untuk mengambil keuntungan penuh dari perubahan?

·         Perluas analisis biaya-manfaat untuk memasukkan manfaat yang Anda telah mengidentifikasi.

·         Ingatlah untuk mencari manfaat tangible dan intangible.
 

Fase Dua: Mengembangkan rencana manfaat

Sekali lagi, selama inisiasi proyek:

·         Lihatlah rencana proyek secara keseluruhan, dan pastikan bahwa kegiatan pendukung yang tepat dimasukkan, sehingga Anda dapat memastikan bahwa manfaat yang dicapai tepat waktu. Gunakan alat manajemen proyek tradisional, seperti Gantt chart dan grafik PERT, untuk menyelesaikan dan melacak jadwal keuntungan Anda.

·         Berhati-hati dengan kesenjangan manfaat, serta manfaat tambahan.

·         Mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab untuk memberikan kegiatan-kegiatan pendukung.

·         Menetapkan metrik untuk keuntungan masing-masing, dan menentukan kapan dan bagaimana Anda akan menentukan bahwa manfaat telah disampaikan.

·         Tentukan bagaimana manfaat akan dilaporkan. Anda dapat menggunakan laporan tonggak serta dashboard manfaat sebagai alat pelaporan.

·         Sertakan ringkasan manfaat manajemen dalam kasus bisnis untuk proyek tersebut.

Fase Tiga: Monitor manfaat selama implementasi proyek

Karena proyek bergerak maju:

·         Secara teratur memantau kemajuan Anda untuk mewujudkan manfaat yang diharapkan.

·         Memodifikasi manfaat rencana sebagaimana dibutuhkan ketika perubahan rencana proyek secara keseluruhan.

·         Membangun sistem komunikasi antara Anda dan manajer proyek (jika ini adalah orang yang berbeda). Ini membantu memastikan bahwa Anda secara rutin mendiskusikan dan mempertimbangkan manfaat.

·         Memberikan dukungan untuk tim proyek, dan menggunakan pernyataan manfaat untuk mendorong pekerjaan mereka.

·         Perhatikan "manfaat creep" - pastikan bahwa harapan masyarakat tidak tumbuh terlalu banyak selama proyek. Ketika Anda mulai untuk mengharapkan keuntungan terlalu banyak, hal ini dapat melemahkan dampak keseluruhan proyek, dan mengarah pada kekecewaan ketika manfaat membayangkan tidak disampaikan. Jika manfaat-diperlukan daftar Anda terus tumbuh, itu sering lebih baik untuk membuat proyek-proyek terpisah untuk setiap niat yang spesifik dan fokus. Lihat tips lebih lanjut tentang ruang lingkup kontrol.

Tahap Empat: Lengkapi proyek, dan meninjau manfaat Anda

Menjelang akhir proyek:

·         Mengidentifikasi manfaat yang dicapai, dan mencari celah dan kesempatan yang hilang.

·         Memantau kebutuhan yang sedang berlangsung pekerja Anda 'untuk memastikan bahwa mereka terus menikmati keuntungan. Pertimbangkan menyiapkan sistem untuk berkomunikasi kebutuhan masa depan. Ini adalah cara untuk mengumpulkan ide-ide untuk proyek-proyek masa depan.

·         Catat apa yang baik dan apa yang perlu perbaikan. Ini mendukung pembelajaran yang berkelanjutan dalam organisasi Anda.
 

Kunci Poin

            Manfaat adalah alasan setiap proyek dibuat dan diimplementasikan. Manfaat manajemen adalah semua tentang memastikan bahwa kerja keras dan investasi yang sudah pergi ke dalam proyek memberikan kembali bisnis terbesar mungkin. Proyek cenderung untuk berubah dari siklus hidup mereka, dan bahkan pergeseran kecil dapat menghasilkan hasil yang berbeda. Itulah mengapa penting untuk fokus pada manfaat proyek, dan bukan hanya penyelesaian tepat waktu nya.

Manfaat manajemen memaksa Anda untuk tetap fokus pada mengapa Anda memulai proyek ini di tempat pertama. Dan tidak berhenti setelah proyek berakhir, seperti manajemen proyek tradisional - itu terus sampai semua manfaat yang jelas tercapai. Anda dapat menggunakan kerangka perencanaan proyek yang sama sebagai bagian dari proyek untuk melakukan hal ini, tetapi Anda harus membangun tonggak manfaat spesifik, serta membangun akuntabilitas jelas, dan mengatur sistem yang sesuai komunikasi. Dilakukan dengan cara ini, manfaat manajemen dapat menjadi tambahan cerdas untuk rencana manajemen proyek yang kompherensif.